Psicólogos costumam ter mais clareza sobre o que registrar clinicamente do que sobre quais documentos são obrigatórios, o que cada um precisa conter e por quanto tempo devem ser guardados. Esse desconhecimento cria dois problemas: documentos incompletos que não protegem o profissional quando precisam, e excesso de papelada desnecessária que consome tempo sem agregar proteção real.
Este artigo organiza os documentos em dois grupos — os que o CFP exige formalmente e os que protegem o profissional na prática — e descreve o que cada um precisa conter.
Visão geral dos documentos
| Documento | Obrigatório | Assina | Guarda mínima |
|---|---|---|---|
| Prontuário | Sim (CFP) | Profissional | 5 anos após encerramento |
| TCLE (Termo de Consentimento Livre e Esclarecido) | Recomendado / obrigatório em pesquisa | Paciente | Junto ao prontuário |
| Contrato de honorários | Recomendado | Profissional + paciente | 5 anos após encerramento |
| Declaração de comparecimento | A pedido do paciente | Profissional | Cópia no prontuário |
| Atestado psicológico | A pedido do paciente | Profissional | Cópia no prontuário |
| Laudo psicológico | Quando solicitado formalmente | Profissional | Cópia no prontuário |
Prontuário: o documento central
O prontuário é o único documento cuja manutenção o CFP torna explicitamente obrigatória (Resolução CFP nº 07/2003). Todos os outros documentos são recomendados ou situacionais. O prontuário é a âncora — e tudo mais orbita ao redor dele.
O que o prontuário precisa conter, conforme o CFP:
- Identificação completa do paciente (nome, data de nascimento, documento de identificação)
- Data de início do atendimento
- Demanda ou motivo do atendimento
- Registro de cada sessão com data e conteúdo relevante
- Hipóteses, conclusões, encaminhamentos e procedimentos adotados
- Data de encerramento e motivo, quando houver
- Identificação do profissional com número de registro CRP
O prontuário não precisa ser escrito à mão. Prontuário eletrônico é válido desde que garanta autenticidade, integridade dos registros e rastreabilidade de acesso — requisitos que um sistema de gestão especializado atende e uma pasta no Google Drive, não necessariamente.
Guarda do prontuário: mínimo de 5 anos após o encerramento do atendimento de adultos. Para atendimentos iniciados na infância, até pelo menos 10 anos após a maioridade do paciente (ou seja, até os 28 anos do paciente). Prontuários de pesquisa têm regras específicas do CEP.
TCLE: Termo de Consentimento Livre e Esclarecido
O TCLE é obrigatório em pesquisa com seres humanos (Resolução CNS nº 510/2016) e fortemente recomendado no atendimento clínico. Na prática clínica, ele cobre o que o código de ética exige sobre informar o paciente antes do início do atendimento.
O que um TCLE para atendimento clínico em psicologia deve cobrir:
- Natureza e objetivos do serviço prestado
- Abordagem teórica utilizada (sem prometer resultados)
- Sigilo e suas exceções legais (risco à vida, determinação judicial)
- Duração estimada das sessões
- Modalidade (presencial, online ou mista)
- Direito do paciente de encerrar o atendimento a qualquer momento
- Tratamento de dados pessoais — incluindo como o prontuário é armazenado, por quanto tempo e quem tem acesso (obrigação LGPD)
Para atendimento online, acrescente: plataforma utilizada, garantias de sigilo da comunicação e protocolo em caso de falha técnica.
O TCLE pode ser integrado ao contrato de honorários ou ser um documento separado. O que importa é que o paciente leia, entenda e assine antes da primeira sessão — não depois.
Contrato de honorários: o que protege o profissional
O CFP não exige contrato escrito de honorários, mas sua ausência é uma das principais fontes de conflito entre psicólogos e pacientes. Um contrato claro antes da primeira sessão resolve quase todos esses conflitos preventivamente.
O que o contrato de honorários precisa conter:
- Identificação das partes — nome completo, CPF e CRP do profissional; nome completo e CPF do paciente (ou responsável, no caso de atendimento infantil)
- Valor da sessão e frequência prevista
- Forma e prazo de pagamento — PIX até quando, boleto com vencimento em qual dia, o que acontece em caso de atraso
- Política de cancelamento — prazo mínimo de aviso, o que é cobrado em caso de cancelamento tardio ou falta sem aviso
- Política de reajuste — com que periodicidade e critério o valor pode ser revisado
- Condições de encerramento — prazo de aviso para encerrar o atendimento de ambos os lados
Inclua no contrato que os dados do paciente são tratados conforme a LGPD e a política de privacidade do seu consultório. Esse registro demonstra cumprimento da lei mesmo que o paciente questione depois.
Documentos e prontuário no mesmo lugar
No AgilizaPSI, o TCLE e o contrato de honorários ficam vinculados ao prontuário do paciente. Assinatura digital, armazenamento seguro e acesso rastreável — sem pasta física ou e-mail avulso.
Declaração de comparecimento
A declaração de comparecimento é o documento mais simples e mais solicitado no dia a dia do consultório. Confirma que o paciente esteve presente em sessão em determinada data e horário — sem informar diagnóstico, motivo do atendimento ou qualquer recomendação clínica.
É o documento adequado para justificar ausência no trabalho ou escola sem revelar que a pessoa está em acompanhamento psicológico. O paciente tem o direito de não divulgar esse dado para o empregador.
O que a declaração precisa conter:
- Nome completo do paciente
- Data e horário da sessão
- Duração (opcional, conforme solicitação do paciente)
- Identificação do profissional com nome, CRP e assinatura
- Data de emissão
Guarde sempre uma cópia no prontuário — ou registro de que foi emitida, com a data.
Atestado psicológico
O atestado vai além da declaração: indica uma recomendação clínica (normalmente afastamento ou restrição de atividade) e pode incluir o diagnóstico ou código CID. É emitido quando o profissional avalia que a condição do paciente justifica a medida recomendada.
O CFP (Resolução CFP nº 07/2003) estabelece que o atestado é documento de responsabilidade do profissional. O psicólogo só pode atestar condições que estão sob seu acompanhamento direto — não pode atestar sobre situações que não avaliou ou que estão além de sua competência.
Conteúdo obrigatório:
- Nome completo do paciente
- Condição ou diagnóstico (pode usar CID ou descrição funcional)
- Recomendação clínica (afastamento por X dias, restrição de atividade Y)
- Identificação do profissional com CRP e assinatura
- Data de emissão
Laudo psicológico
O laudo psicológico é o documento mais formal e tecnicamente exigente. É produzido após processo de avaliação psicológica e comunica os resultados dessa avaliação para o solicitante (paciente, instituição, processo judicial).
A Resolução CFP nº 31/2022 estabelece as normas para elaboração e apresentação de documentos escritos produzidos pelo psicólogo. O laudo precisa incluir:
- Identificação do solicitante e finalidade
- Identificação do avaliado
- Procedimentos e instrumentos utilizados (testes psicológicos, entrevistas, observações)
- Análise e interpretação dos dados coletados
- Conclusão fundamentada
- Identificação do profissional com CRP, assinatura e data
O laudo não é documento de rotina — é produzido para finalidades específicas (processo de adoção, avaliação de capacidade, processo trabalhista, etc.). O profissional precisa ter formação em avaliação psicológica para emiti-lo com os instrumentos adequados.
Armazenamento e descarte seguro
A LGPD exige que dados pessoais sejam armazenados de forma segura e eliminados quando não forem mais necessários. Para o consultório de psicologia:
- Papel: arquivo físico com acesso restrito, local sem risco de umidade ou incêndio, protocolo de descarte por fragmentação (não pode jogar no lixo comum).
- Digital: sistema com criptografia, acesso por senha individual, backup regular, política documentada de acesso e retenção.
- Descarte: após o prazo mínimo de guarda, elimine com segurança e registre o descarte (data, tipo de documento, método de eliminação). Esse registro demonstra conformidade com a LGPD.
Perguntas frequentes
O contrato de honorários é obrigatório?
O CFP não o exige formalmente, mas recomenda fortemente que os termos do atendimento estejam documentados. Na prática, é o documento que resolve disputas sobre cancelamentos, inadimplência e encerramento. Atender sem contrato é um risco desnecessário — formalizar depois que o vínculo está estabelecido é muito mais difícil.
Por quanto tempo devo guardar os documentos?
O prontuário deve ser guardado por no mínimo 5 anos após o encerramento do atendimento de adultos, ou até 10 anos após a maioridade do paciente para atendimentos infantis. Documentos financeiros seguem as regras fiscais (normalmente 5 anos). A LGPD exige descarte seguro após o prazo necessário — guarde registro do descarte.
Psicólogo pode emitir atestado de saúde mental?
Sim, dentro do que está sob seu acompanhamento. O atestado recomenda conduta (afastamento, restrição) para condições que o profissional avaliou diretamente. Não pode atestar o que não avaliou. O documento precisa ter CRP, assinatura, nome do paciente, data e a recomendação com duração.
Qual a diferença entre declaração de comparecimento e atestado?
A declaração confirma presença — sem diagnóstico ou recomendação. O atestado inclui recomendação clínica (afastamento, restrição) e normalmente o diagnóstico ou CID. Para justificar ausência sem revelar o motivo do atendimento, a declaração é o documento correto. O atestado é para quando a condição clínica justifica a medida recomendada.
Veja também: Como escrever o prontuário psicológico · LGPD para psicólogos · Prontuário eletrônico para psicólogos