Backup de Prontuários: O Que o CFP e a LGPD Exigem dos Psicólogos

Q: Por quanto tempo o psicólogo deve guardar os prontuários?

A Resolução CFP 01/2009 determina que prontuários devem ser guardados por no mínimo 5 anos após o encerramento do atendimento. Para pacientes menores de idade, o prazo é de 5 anos após o paciente completar 18 anos (ou seja, até os 23 anos do paciente). A LGPD exige que os dados sejam excluídos quando o prazo de retenção se encerra, a menos que haja outra base legal para mantê-los.

Q: Psicólogo pode guardar prontuários em nuvem?

Sim, mas com restrições. A LGPD e as orientações do CFP exigem que os dados sejam armazenados com criptografia, controle de acesso e que o provedor de nuvem seja um operador que assine um contrato de processamento de dados adequado. Google Drive pessoal e Dropbox sem configuração adicional não são considerados adequados para esse tipo de dado sensível.

Q: O que acontece se o psicólogo perder os prontuários?

A perda de prontuários é um incidente de segurança que deve ser notificado à ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados) em até 72 horas, se os dados envolvidos puderem causar dano aos titulares. Além disso, é uma infração ética sujeita a processo no CFP. O psicólogo deve registrar o ocorrido e adotar medidas corretivas imediatas.

Q: Planilha no Google Sheets é adequada para guardar prontuários?

Não. Planilhas em Google Sheets ou Excel Online não oferecem o nível de controle de acesso, criptografia em repouso e auditoria de alterações exigidos pela LGPD para dados sensíveis de saúde. Além disso, o risco de compartilhamento acidental é alto. A recomendação é usar sistemas específicos para prontuário eletrônico com servidores em conformidade.

Por quanto tempo guardar os prontuários

A Resolução CFP 01/2009 define os prazos mínimos de guarda dos prontuários psicológicos:

Pacientes adultos: mínimo de 5 anos após o encerramento do atendimento.
Pacientes menores de idade: 5 anos após o paciente completar 18 anos, ou seja, até os 23 anos do paciente.
Prontuários de avaliações: o mesmo prazo, mas os instrumentos (testes, protocolos) podem ter exigências próprias do editor.

A LGPD acrescenta que, ao final do prazo de retenção, os dados pessoais devem ser eliminados, salvo se houver outra base legal que justifique a manutenção (como cumprimento de obrigação legal).

Atenção: guardar prontuários por mais tempo do que o necessário sem justificativa legal é tão problemático quanto perdê-los. A LGPD exige uma política de retenção e eliminação de dados.

O que pode causar perda de prontuários

Falha no HD ou SSD do computador onde os arquivos ficam salvos.
Exclusão acidental de pastas ou arquivos.
Ataque de ransomware que criptografa todos os arquivos do computador.
Roubo ou perda do notebook.
Incêndio ou enchente no consultório.
Encerramento da conta em plataforma de armazenamento sem exportar os dados antes.

Qualquer um desses cenários pode resultar na perda irreversível de anos de registros clínicos. A estratégia de backup precisa cobrir todos eles.

A regra 3-2-1 de backup

A boa prática de segurança recomenda a regra 3-2-1:

3 cópias dos dados (o original mais 2 backups).
2 meios de armazenamento diferentes (ex: HD externo e nuvem).
1 cópia fora do local físico do consultório (proteção contra incêndio, roubo, enchente).

Para a maioria dos psicólogos autônomos, a solução prática é: prontuário no sistema principal + backup automático em nuvem criptografada + backup mensal em HD externo guardado em local diferente do consultório.

Nuvem: o que é adequado para dados de saúde

Google Drive pessoal, Dropbox gratuito e OneDrive pessoal não são soluções adequadas para armazenar prontuários psicológicos. Esses serviços não oferecem por padrão o controle de acesso, a criptografia em repouso e o registro de auditoria exigidos pela LGPD para dados sensíveis de saúde.

Soluções adequadas incluem:

Sistemas de prontuário eletrônico específicos para saúde, com servidores certificados e contratos de processamento de dados (DPA).
Google Workspace Business (não a versão gratuita), que oferece termos de processamento de dados adequados.
Servidores próprios com criptografia e acesso controlado (para clínicas com infraestrutura de TI).

O que fazer se perder prontuários

A perda ou vazamento de dados de pacientes é um incidente de segurança com obrigações legais:

Registrar o incidente internamente com data, hora, causa e abrangência.
Notificar a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados) em até 72 horas se o incidente puder causar dano aos titulares.
Notificar os pacientes afetados de forma clara e objetiva.
Adotar medidas corretivas para evitar recorrência.
Registrar o ocorrido no CFP regional se a perda afetar o cumprimento das obrigações éticas de guarda dos prontuários.

Prontuário com backup automático e criptografia

O AgilizaPSI armazena os prontuários em servidores criptografados com backup automático. Você nunca perde um registro, e os dados ficam protegidos em conformidade com a LGPD.

Ver segurança e LGPD

Perguntas frequentes

Por quanto tempo o psicólogo deve guardar os prontuários?

A Resolução CFP 01/2009 determina no mínimo 5 anos após o encerramento do atendimento. Para pacientes menores de idade, 5 anos após completar 18 anos (até os 23 anos do paciente). A LGPD exige que os dados sejam eliminados quando o prazo de retenção se encerra.

Psicólogo pode guardar prontuários em nuvem?

Sim, mas o serviço precisa oferecer criptografia, controle de acesso e um contrato de processamento de dados adequado. Google Drive pessoal e Dropbox gratuito não são considerados adequados para dados sensíveis de saúde.

O que acontece se o psicólogo perder os prontuários?

É um incidente de segurança que deve ser notificado à ANPD em até 72 horas se os dados puderem causar dano aos titulares. Também é uma infração ética sujeita a processo no CFP.

Planilha no Google Sheets é adequada para guardar prontuários?

Não. Planilhas não oferecem o nível de controle de acesso, criptografia em repouso e auditoria de alterações exigidos pela LGPD para dados sensíveis de saúde. O risco de compartilhamento acidental é alto.